Этапы разработки корпоративного портала

Многие компании, желая эффективно развиваться и оптимизировать управление, прибегают к интранету. Внедрение такого внутреннего ресурса позволяет эффективно организовать работу всей компании. Возникает логичный вопрос: «кому доверить разработку корпоративного портала?».

Сначала можно подумать о привлечении IT специалиста, но достаточно часто этот вариант оказывается неверным. На этом этапе необходимо определить основные функции корпоративного портала, однако IT специалист не всегда компетентен в проведении такого анализа. Он может быть ответственным лишь за внедрение и поддержку внутреннего ресурса. Решение данных вопросов относится к компетенции маркетолога, HR-специалиста или внутреннего PR-специалиста.

Когда компания определилась с участниками, то необходимо подумать о воплощении проекта. Для большей эффективности цель реализации проекта можно разбить на несколько задач.

Итак, первым делом определяем основные требования. Большая часть успешного внедрения зависит от понимания того, чего вы ожидаете от внутреннего ресурса, поэтому нужно четко изложить свои требования к функционированию интранета. Возможен вариант привлечения на этом этапе компании-разработчика, но это может отразиться на интересах компании. Возможно, нужно будет комплексно проанализировать внутреннюю среду компании.

Второй этап - это определение целей. Настал момент поразмышлять о том, что может дать внедрение корпоративного портала. Основными целями внутреннего ресурса станут ответы на этот вопрос . Не стоит забывать о том, что ваши цели должны быть конкретными и измеримыми. Расплывчатые, нечетко поставленные цели на начальном этапе разработки, в конечном итоге не позволят определить эффективность внедрения корпоративного портала.

Следующий этап - обозначение лиц, которые заинтересованы в проекте. На этом этапе определяются с информацией, которая будет находиться на портале и кругом лиц, которым она будет доступна. Проведите опрос среди начальников отделов, так как любой сотрудник сможет стать участником внутреннего ресурса.

Эффективным ходом будет изучение доступной информации об интересующем проекте в интернете. Полезными будут различные демо-версии, пользовательский опыт, принт-скрины и прочее. Из всего этого разнообразия можно выбрать то, что будет применимо к вашей системе.

Следующий этап - структурирование информации. На этой стадии составляется карта интранета, имеющая вид списка или схемы. Самый важный момент в структурировании любой информации – это оперативность ее поиска. Главную информацию должны находить в два-три клика.

Еще один серьезный момент - привлекательный дизайн. Дизайн, пожалуй, одна из важнейших частей разработки интранета. Он отражается на удобстве пользователей в системе. Проанализируйте варианты корпоративных порталов, присмотритесь к различным вариациям дизайна. Выясните, что нравится, а что следует изменить. Не стоит забывать и о корпоративном стиле компании.

Следующий шаг - подготовка к внедрению.

Продемонстрируйте сотрудникам компании макет вашего корпоративного портала, поведайте о его функциональных возможностях. Таким образом, коллеги могут подсказать, чего не хватает и какую информацию следует изменить. Этим достигается две цели: исправление мелких недостатков и информирование работников компании о старте нового ресурса.

Если вы решили запустить подобный проект в своей компании, то первым делом, взвесьте все плюсы и минусы.

Среди основных плюсов можно выделить следующие:

• Можно осуществлять структурирование процессов. Любой из участников рабочего процесса видит, проделанную работу и то, над чем следует еще поработать.
• Корпоративный портал помогает налаживать контакты между сотрудниками . Кроме обычных данных о компании , в интранет можно добавить различные блоги и форумы, которые сплотят коллектив.
• Функционирование электронной библиотеки. Нужные в работе данные, документы, отчеты размещаются на доступном для каждого портале.
• Можно устанавливать права доступа. Конфиденциальными и закрытыми сведениями могут воспользоваться только те, кто имеет право доступа к информации.

Среди минусов можно выделить такие:

• Не исключена утечка данных. Перед тем, как внедрять проект интранет-портала, нужно хорошо подумать о безопасности данных, чтобы ими не завладел конкурент.
• Разработка и поддержка внутреннего ресурса обходится достаточно дорого. Не достаточно просто создать портал, его нужно систематически обновлять, что требует дополнительных расходов.

Итак, прежде чем приступить к разработке интранет-портала,необходимо сперва подсчитать коэффициент полезного действия данного ресурса, а потом уже начинать работу. Иначе этот проект станет дорогой обузой, а выделенные на его реализацию средства, негативно скажутся на финансовом состоянии компании.